بخش حسابداری و مالی از مهمترین بخش‌های هر سازمانی است و امروزه سازمان‌ها برای افزایش بهره‌وری کار حسابداران، کاهش خطا در ثبت حسابداری، تنظیم آسان‌تر گزارش‌های قانونی و تحلیل دقیق‌تر شرایط مالی کسبوکار، نیازمند استفاده از نرم افزار حسابداری و مالی هستند. در این مقاله قصد داریم ۱۰ ویژگی ضروری که هر نرم افزار حسابداری می‌بایست داشته باشد تا رضایت ذی‌نفعان آن کسبوکار را به دست آورد، بررسی کنیم:
1. ارائه گزارش‌های تحلیلی و کاربردی
در دنیای پُرفراز و نشیب کسب‌وکارها، اطلاعات مهمترین ابزار هستند. با تکیه‌بر تحلیل اطلاعات، توان تصمیم‌گیری مدیران افزایش می‌یابد و می‌توانند آگاهانه‌تر و دقیق‌تر تصمیم بگیرند. تحقیقات نشان می‌دهد بیش از ۷۰درصد کسب‌وکارها در دو سال اول شروع کار، به‌دلیل عدم‌دسترسی به اطلاعات کافی و عدم تحلیل صحیح آن‌ها، ورشکسته می‌شوند. به کارگیری یک نرم افزار حسابداری مناسب که بتواند گزارش‌های مورد نیاز شما را تهیه کند، سبب رشد سازمان شما می‌شود. از طرفی سازمان‌ها همواره نیازمند ارائه‌ی گزارش‌های قانونی مانند گزارش‌های خرید و فروش فصلی، ارزش‌افزوده و اظهارنامه مالیاتی هستند و حسابداران زمان قابل توجهی را بابت تنظیم آن‌ها صرف میکنند. استفاده از نرم افزار حسابداری باید کمک کند تا حسابداران و مدیران مالی با صرف زمان کم‌تر، گزارش‌هایی دقیق‌تر و کاربردی‌تر ارائه دهند.
2. ویژگی‌های بصری (گرافیکی) مناسب
حسابداری یک فعالیت متمرکز بر آمار و ارقام است، با این‌حال استفاده از ویژگی‌های گرافیکی مانند ارائه‌ی نمودارها و گزارش‌هایی که جذابیت بصری دارد، باعث ارائه‌ی مناسب‌تر تحلیل حسابداران می‌شود. گزارش‌هایی که در قالب تصویری مناسبی به مدیران ارائه می‌شوند، می‌توانند به درک شفاف‌تر از وضعیت کسبوکار کمک کنند و در نتیجه آن ، ارتباط بین حسابداران و مدیران مالی با مدیران عالی سازمان تسهیل می‌شود.
3. یکپارچگی
صرفا ثبت سند حسابداری برای یک سازمان کافی نیست. سازمان‌ها فعالیت‌های متفاوت و متعددی از جمله کنترل عملیات چک، کنترل حساب‌های بانکی، انبارداری، مدیریت فروش، خرید از تامین‌کنندگان، محاسبه دستمزد کارمندان و… دارند؛ تمامی اطلاعات گفته شده، درنهایت تبدیل به موجودی‌های مالی سازمان می‌شوند. یکپارچگی نرم افزار حسابداری به سازمان کمک می‌کند، اطلاعات به شیوه‌ای منسجم ثبت شوند؛ در نتیجه، دوباره‌کاری پیش نمی‌آید و تجمیع اطلاعات به‌شکلی سازمان‌یافته‌تر دردسترس خواهد بود.
4. تضمین امنیت اطلاعات مالی
از مهمترین اطلاعات موجود در یک سازمان، اطلاعات بخش مالی است، عدم ثبت اطلاعات مالی یا سوء استفاده از این اطلاعات(مثل سرقت) می‌تواند آسیب‌های جدی به سازمان وارد کند. حساسیت نسبت به امنیت اطلاعات از موارد قابل توجه در تهیه‌ی نرم افزار است؛ در این مسیر، تعداد مشتریان ارائه‌دهنده نرم افزار، رضایت‌مندی مشتریان و اعتبار آن شرکت در بازار می‌تواند از امنیت اطلاعات مالی، به حسابداران اطمینان دهد.
5. سازگاری با کسبوکار
هر کسبوکار با توجه به حوزه‌ی فعالیت در بخش‌های مختلف، از جمله بازرگانی، خدماتی و… نیازمند راه‌حل ویژه‌ی آن کسبوکار است؛ نرم افزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنا نیستند. به عنوان مثال، یک شرکت فعال در حوزه‌ی پیمانکاری نیازمند نرم افزاری است که بتواند موضوعات جاری این حوزه مانند پروژه‌ها و قراردادها را به‌لحاظ مالی مدیریت کند.
6. گسترش‌پذیری
اصولا کسب‌وکارها با هدف رشد و توسعه فعالیت میکنند. رشد در یک سازمان می‌تواند افزایش تعداد پرسنل، افزایش گردش مالی یا میزان فروش باشد. ممکن است سازمانی که چهار نفر پرسنل دارد صرفا با یک سیستم حسابداری بتواند فعالیت‌های مالی خود را مدیریت کند. در آینده که تراکنش‌های مالی رشد می‌یابد، سازمان باید سیستم دریافت و پرداخت اضافه کند، شاید هم تعداد پرسنل در عرض چند سال افزایش یابد و نیازمند به سیستم حقوق و دستمزد باشد. این نمونه‌ها نشان‌دهنده‌ی رشد کسبوکار و افزایش نیازمندی به ویژگی‌های بسته‌ی نرم افزاری است. اگر نرم افزاری انتخاب شود که صرفا پاسخگوی وضعیت فعلی کسبوکار باشد، در آینده‌ی نزدیک این نرم افزار به‌دلیل ناسازگاری با رشد کسب و کار، کنار گذاشته می‌شود. در چنین وضعیتی، هزینه‌‌ی درخورتوجهی بابت خرید و آموزش نرم افزار جدید باید تخصیص یابد. پس باید تولیدکننده‌‌ی نرم افزاری را انتخاب کرد که با سبد محصولی مناسب، پاسخگوی سازمان شما در گذر زمان باشد و حسابداران با گسترش کسبوکار نگرانی تغییر نرم افزار نداشته باشند.
7. به‌روز بودن
سازگاری با تغییرات قانونی و استانداردهای حسابداری از بایدهای نرم افزار حسابداری و مالی است. قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری اگر تغییر کنند، شرکت تولیدکننده نرم افزار باید به‌قدری توانایی داشته باشد که به‌سرعت تغییرات را در نرم افزار ایجاد کند و حسابدار دغدغه‌ای بابت تغییرات قوانین و مقررات نداشته باشد. حضور تیمی مجرب و متخصص در حوزه‌ی برنامه‌نویسی نرم افزار، حسابداری و مدیریت مالی می‌تواند این دل‌گرمی و اطمینان را به کاربران نرم افزار (حسابدار) بدهد.
8. سادگی و کاربرپسند بودن
از بزرگ‌ترین عوامل موفقیت تولیدکننده‌ای مانند مایکروسافت، ارائه نرم افزاری کاربرپسند و ساده است. افراد به‌راحتی با نرم افزارهایی مانند Word یا Powerpoint کار میکنند و به‌مرور زمان، یاد می‌گیرند که چگونه می‌توانند از قابلیت‌های چنین نرم افزارهایی بهره ببرند. نرم افزارهای حسابداری و مالی هم از چنین قوائدی مستثنا نیستند. حسابدار باید بتواند به‌راحتی بر نرم افزار مسلط شود و به‌سرعت بتواند کار با آن را شروع کند. سادگی و در عین حال کاربردی بودن نرم افزار، ویژگی کم‌یابی است که اگر حسابداران و مدیران مالی به آن دست یابند بهره‌وری کاری افزایش و تنش‌های کاری کاهش می‌یابد.
9. پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش با کیفیت
پشتیبانی و خدمات پس از فروشی که حسابداران بتوانند به آن تکیه کنند، از ارزشمندترین اهداف شرکت‌های نرم افزاری است. بسیاری از تولیدکنندگان نرم افزار، خدمات پس از فروش را فقط نصب نرم افزار برای مشتری می‌دانند، اما واقعیت فراتر از این موضوع است؛ شرکتی که نرم افزار حسابداری ارائه می‌دهد باید خیال حسابداران را بابت پاسخ‌گویی به مسائلشان راحت کند، خریداران نرم‌افزار باید اطمینان داشته باشند که متناسب با نیازشان هر لحظه که بخواهند می‌توانند مسائلشان را برطرف کنند و کارشناسان پشتیبانی آن نرم افزار، باید پاسخ‌گویی و رفع مسائل مشتری را مهمترین مسوولیت‌شان بدانند. خدمات پس از فروش و پشتیبانی با کیفیت، نیازمند زیرساختی قوی است تا سازمان بتواند به‌شکلی موثر درخواست و مسائل مشتری را مدیریت کند. وجود خدمات متعددی مانند پاسخ‌گویی تلفنی، پاسخ‌گویی آنلاین، تلفن پاسخگوی گویا، مراجعه‌ی حضوری، ابزار مناسب آموزشی و… همگی از خدماتی هستند که با کیفیت مناسب توسط سازمان ارائه کننده نرم افزار می‌بایست ارائه شوند.
10. تناسب قیمت با محصول و خدمات ارائه شده
باید در نظر داشت قیمت محصولی که می‌خرید صرفا بابت نرم افزاری که تهیه می‌کنید نیست. تمامی موارد ذکر شده در هزینه‌های آینده سازمان شما تاثیرگذار هستند. نرم افزاری که قابلیت گزارش‌دهی ندارد، قدرت تحلیل به حسابدار و مدیر مالی شما نمی‌دهد، یادگیری و تسلط یافتن بر آن دشوار است، قابلیت گسترش مطابق با رشد سازمان شما را ندارد، کیفیت پشتیبانی فنی آن پایین است و… به‌طور جدی به کسبوکار شما آسیب می‌زند و هزینه‌های جبران‌ناپذیری بر سازمان شما وارد می‌کند.